• Mittwoch, 10. August 2022 13:55

Turnierorganisation

1. Grobplanung

Zunächst muss ein Termin für die Veranstaltung gefunden werden. Der Vereinskalender (Homepage) listet alle offiziell vom 3TH genehmigten internen und externen Veranstaltungen auf.

Ist nichts Näheres über den Raumbedarf des Events angegeben, muss der benannte Ansprechpartner des Events oder der Beirat gefragt werden, ob gewünschte Räumlichkeiten bzw. die Tischanzahl zum Wunschtermin noch zur Verfügung stehen. In der Regel können zwei Turniere nicht gleichzeitig in den Vereinsräumen ausgetragen werden, aber eventuell andere Events.

- Der Vorschlag für die Veranstaltung ist mit einem konkreten Terminvorschlag oder Wunschzeitraum dem Beirat zu beschreiben.

  • Titel der Veranstaltung(-sreihe)
  • Spielsystem
  • Art der Veranstaltung / Turnierform
  • Teilnehmerkreis: Vereinsintern, geladene Besucher, öffentliche Ausschreibung (T3)
  • Minimale und maximale Spieleranzahl
  • Anzahl Tische, Raumbedarf (siehe Auf- und Abbau unten)
  • Terminwunsch
  • Geplante Dauer
  • Besonderheiten

    - Der Beirat macht eventuell notwendige Vorklärungen und holt die Zustimmung oder Ablehnung des Vorstands ein. Der Anfragende erhält danach entweder die Absage oder die Zusage und einen Eintrag im Vereinskalender. Die Räumlichkeiten und der Termin sind damit reserviert.

    - Der Vorstand behält sich vor, Veranstaltungen aus wichtigem Grund jederzeit verschieben oder absagen zu können.

    2. Turniere mit externer Beteiligung (T3)

    - Turniere mit öffentlicher Ankündigung und externer Beteiligung müssen über die Plattform T3 organisiert werden. Hierfür hat der Vorstand einen entsprechenden Vereins-Account.

    - Der Initiator wird als Mitorganisator bei der Anmeldung in T3 angelegt.

    - Die Vorbereitung der Ausschreibung ist durch den Turnierinitiator zu gewährleisten. Es ist hierbei auf Rechtschreibung und Grammatik zu achten.

    - Überprüfung durch / Rücksprache mit Beirat.

    - Einstellen des Turniers erfolgt durch den Ausrichter über den 3TH Account.

    - Turnierinitiator werden mit in die T3 Orga genommen.

    3. Startgebühr

    - Die Startgebühr ist vorab mit dem Beirat zu besprechen, um Fehlkalkulationen vorzubeugen.

    - Als Basis sollte hierfür die Kalkulation mit Hilfe des Turnierabrechnungsbogens (vom Beirat) dienen.

    - Für 3TH Mitglieder sollte eine Reduzierung der Grundgebühr erfolgen.

    - Der Turnierinitiator nimmt das Geld zunächst selbst ein, zum Beispiel über ein Stichwort bei paypal.me und eigene Emailadresse bzw. Kontonummer.

    - Hat eine ausreichende Anzahl von Teilnehmern bezahlt und ist damit die Turnierdurchführung gesichert, können selbstständig die notwendigen Anschaffungen für die Turnierdurchführung erledigt werden.

    4. Kosten und Anschaffungen

    - Das Turnier bzw. eine Veranstaltung muss sich grundsätzlich selbst tragen. Durch Teilnahmegebühren und Sponsoren ist dies zu realisieren.

    - In den Kosten sollten folgende Punkte beachtet werden:

    • Druckmaterial (Flyer, Punktezettel, Armeelisten oder ähnliches)
    • Catering
    • Preise für die Teilnehmer
    • Gutscheine können über die Kooperation mit dem Fantasy-In gestellt werden (hier bitte frühzeitig den Vorstand ansprechen)

      5. Catering

      - Auf jedem Turnier sollte ein Catering angeboten werden.

      - Vorhandenes Geschirr und Besteck aus den Vereinsräumen kann verwendet werden.

      - Benutztes Geschirr ist abzuwaschen und wieder in die dafür vorgesehenen Schränke zu stellen.

      6. Springer

      - Es muss bedacht werden, dass immer kurzfristig ein Mitspieler ausfallen kann, so dass wir empfehlen mind. 1 Springer in Reserve zu haben, um eine gerade Anzahl Spieler zu ermöglichen.

      7. Orga vor Ort/Schiedsrichter

      - Der jeweilige Turnierinitiator stellt die Organisation vor Ort und führt das Turnier durch.

      - Sollte dabei Hilfe benötigt werden, kann der Beirat angesprochen werden.

      8. Auf- und Abbau

      - Der Aufbau kann am Vorabend des Turniers/Events stattfinden, eine Reservierung im Kalender ist aber vorzunehmen.

      - Beim Abbau ist darauf zu achten, dass das verwendete Gelände wieder an seinen vorgesehenen Platz geräumt wird, weiterhin sind die Tische an ihren ursprünglichen Platz zu stellen. Die Tische dürfen nicht gezogen oder geschoben werden, sonst werden sie beschädigt!

      - Bei komplexen Tischaufbauten empfiehlt es sich, nach dem Aufbau eine Fotodokumentation zu machen.

      9. Abschluss

      - Die Turnierabrechnung ist dem Vorstand zu übermitteln. Danach erfolgt die Abrechnung zwischen Turnierinitiator und Vereinskonto.

      - Ein kurzer schriftlicher Bericht mit ein paar Fotos für die Vereinsseiten im Internet zur Mitgliederwerbung wäre nett.